Tietosuoja-asetus EU GDPR 2016/679

http://tietosuoja.fi/fi/yksityishenkilot

Rekisterin pitäjä 

Toimihenkilöjärjestöjen Opintoliitto TJO ry/ Helsingin aikuisopiston peruskoulu

Y-tunnus: 0203131-0

Peruskoulun osoite: Runeberginkatu 22-24, 00100 Helsinki

 

Yhteyshenkilö

Jyrki Sipilä, peruskoulun rehtori

[email protected]

 

Hanna Nummenranta, suunnittelija

[email protected] tai [email protected]

 

Tietojärjestelmän nimi

Visma InSchool Primus –opiskelijahallintojärjestelmä

 

Tietojärjestelmän käyttötarkoitus

Tietoja käytetään koulutuksen ja opetuksen järjestämiseen. Tietoja kerätään asiakaspalvelua, toiminnan suunnittelua sekä lakisääteisiä viranomaisten vaatimia tilastointeja ja rahoituspäätöksiä varten. Tietoja kerätään oppilaitoksen opiskelijahuollon järjestämiseen. Tietoja kerätään opiskelijoiden ja oppilaitoksen, sekä sen edustajien oikeusturvan vuoksi.

 

Rekisterin tietosisältö

Hakijarekisteri:

- Etunimi

- Sukunimi

- Henkilötunnus tai syntymäaika

- Katuosoite

- Postinumero

- Sähköpostiosoite

- Matkapuhelin

- Kansalaisuus

- Äidinkieli

- Oleskelulupatyyppi

- Koulutus, johon henkilö hakee

- Tieto sen hetkisestä tilanteesta; työssä, työtön, opiskelee, eläkkeellä, muu

- Tieto siitä, onko TE-toimiston tai työllisyyden kuntakokeilun asiakas.

- Aikaisemmat opinnot

- Työkokemus, työnantaja

- Muita hakijan vapaasti hakemukseen kirjaamia hakuun liittyviä tietoja

- Muita haastattelussa kerättyjä hakijan vapaasti ilmaisemia valintaa koskevia tietoja

- Mistä hakija on saanut tiedon koulutuksesta

- Valinnan tulos

- Tieto valinnasta

- Suostumus tietojen kirjaamiseen hakijarekisteriin

 

Opiskelijarekisteri:

- Etunimi

- Sukunimi

- Entinen sukunimi

- Henkilötunnus tai syntymäaika

- Oppijanumero

- Sukupuoli

- Opiskelijan valokuva

- Katuosoite

- Postinumero

- Sähköpostiosoite

- Matkapuhelin

- Salainen matkapuhelin

- Koulutus, johon opiskelija osallistuu

- Opintojen aloittaminen, väliaikainen keskeytyminen ja opintojen päättyminen

- Kotikieli

- Kotikunta

- Katsomusaine

- Muuttomaa

- Syntymämaa

- Muuttostatus

- Läsnäolotiedot

- Arviointitiedot

- Ainevalinnat

- Rahoitusmuoto

- Wilman käyttäjätunnukset

- Henkilökohtaisen opiskelusuunnitelman tiedot

- Tieto siitä onko TE-toimiston tai työllisyyden kuntakokeilun asiakas.

- Suostumus tiedon siirtämisestä yhteistyötahoille

 

Opiskelijakohtaiset muistiot -rekisteri:

Opiskeluhuoltokertomus - Opiskelijan suostumus asian käsittelyyn - Etunimi - Sukunimi - Asian aihe - Tehdyt tukitoimenpiteet - Päätetyt jatkotoimenpiteet ja niiden perustelut - Päätösten toteuttamissuunnitelma - Toteuttamisesta vastaavat tahot - Seurannasta vastaavat tahot - Tietojen luovutustahot

Tietojen säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan hakijoilta ja opiskelijoilta. Osa tiedoista on koottu opiskelijoiden kanssa käytyjen keskustelujen perusteella. Osa tiedoista syntyy opiskelijan opetuksen järjestämisestä koostuvasta tiedosta, jonka opettaja kirjaa rekisteriin. Osa tiedoista kerätään opiskelijahuoltoon kuuluvalta henkilökunnalta.

Tieto opiskelijan rahoitusmuodosta tulee rekisteröidyltä, TE-toimistosta tai työllisyyden kuntakokeilusta. Aikaisempia opintoja koskevat tiedot saadaan rekisteröidyltä tai Opintopolku.fi –palvelusta.

Opettaja- ja Henkilökuntarekisterin tiedot kerätään henkilökunnalta käyttäjäsopimuksen yhteydessä. Sijaisrekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilöön kohdistuvia lakisääteisiä tietoja luovutetaan säännöllisesti seuraaville viranomaistahoille:

Opetushallitus: opetuksen ja koulutuksen arvioinnin, tutkimuksen, kehittämisen, tilastoinnin ja muun seurannan sekä ohjauksen ja rahoituksen edellyttämiä tietoaineistoja.

Kansaneläkelaitos, Työllisyyden kuntakokeilut: kunnallinen opiskeluhuolto opiskeluhuoltolain mukaisesti, Työ- ja elinkeinoviranomainen: työttömyysturvalain (1290/2002) mukaisen työttömyysetuuden saamisen edellytysten selvittämistä varten tarvittavia tietoja. Opiskeluhuoltokertomuksen tietoja luovutetaan opiskelijan seuraavaan oppilaitokseen sekä näitä tietoja opiskelijan hyväksi käyttäville opiskeluhuollon tai muille vastaaville asiantuntijoille opiskelijan suostumuksella.

Henkilökohtainen opiskelusuunnitelma (HEOPS) luovutetaan opiskelijan seuraavaan oppilaitokseen sekä muille yhteistyökumppaneille opiskelijan suostumuksella.

Tietoja ei siirretä EU:n ja ETA-maiden ulkopuolelle.

Yhteystietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet ja käytön valvonta

Annetut sähköiset tiedot tallentuvat oppilaitoksen opiskelijahallintojärjestelmään (Primus). Annettuja tietoja suojataan verkossa SSL-salausmenetelmällä. Hallintojärjestelmä on Visma InCommunity Oy:n SaaS-palvelussa toimiva, salasanoin suojattu järjestelmä.

Jokaiselle käyttäjälle on määritelty oma, henkilökohtainen käyttöoikeustaso, mikä varmennetaan sisäänkirjautumisen yhteydessä henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan perusteella pystytään todentamaan kaikki sisäänkirjautumiset. Tietojen käsittelyoikeudet on rajattu palvelun ylläpidollisiin ja hallinnollisiin tehtäviin. Käyttäjäoikeudet myöntää henkilön esimies kirjallisella sopimuksella. Oikeudet päättyvät henkilön siirtyessä pois rekisterinpitäjän palveluksestaHelsingin aikuisopiston peruskoulun sopimuskumppaneilla on rajattu oikeus käsitellä rekisterin asiakastietoja niiltä osin, joihin he ovat sopimussuhteessa. Rekisterin käsittelystä taltioidaan lokitieto, jonka avulla rekisterin käyttöä valvotaan.

Rekisteriä ylläpidetään rekisterinpitäjän tiloissa, jossa on asianmukaiset suojaus- ja kulunvalvontajärjestelmät. Väärinkäytös- ja tunkeutumisyritysten torjunta toteutetaan eritasoisilla teknisillä- ja sovellusratkaisuilla. Tietovarastot varmistetaan asianmukaisesti.

Manuaaliset aineistot säilytetään asianmukaisissa lukituissa tiloissa.

 

Tietojen säilytysajat

Oppilaitos noudattaa Kansallisarkiston kunnallisen opetustoimen yleisiä määräyksiä ja suosituksia sekä EU:n Tietosuoja-asetusta 2016/679 ja Perusopetuslakia 628/1998

• Pysyvästi säilytettävät asiakirjat: Arkistolaitoksen määräys 321/43/03 sekä arkistolaki L831/94
• Muut kuin pysyvästi säilytettävät rekisterit: Tietosuoja-asetus EU GDPR 2016/679

 

Manuaalinen aineisto:

• Hakulomake – opiskeluaika + 1 v
• Ilmoittautumislomake – opiskeluaika + 1v
• Päätös opiskelijavalinnasta, ilmoittautumislomake – opiskeluaika + 1 v
• Soveltuvuustestit ja tulokset – opiskeluaika + 1 v
• Päättötodistus – säilytetään pysyvästi
• Erotodistus ja sen liitteet – säilytetään pysyvästi
• Erityisen tutkinnon perusteella annettava todistus – opiskeluaika + 1 v
• Opintokortti lukuvuoden päätyttyä -  opiskeluaika + 1 v
• Ainevalinnat – opiskeluaika + 1 v
• Hyväksilukua koskevat pyynnöt, selvitykset ja päätökset (osaamisen tunnistaminen) – opiskeluaika + 1 v
• Opinto-ohjauksen yhteydessä syntyvät asiakirjat - opiskeluaika + 1 v
• Koetehtävät ja vastaukset – lukuvuosi + 1 v
• Opetuksesta vapauttamista koskevat asiakirjat – opiskeluaika + 10v
• Opettajan oppilaskohtaiset arvostelupäiväkirjat – opiskeluaika + 1v
• Kotitehtävät ja vastaukset - lukuvuosi + 1 v
• Määräaikainen erottamispäätös - opiskeluaika + 10 v
• TEM -lomakkeet (rahoituspäätökset) - opiskeluaika + 1 v

 

Sähköinen aineisto:

• Hakijaksi rekisteröityminen – säilytetään pysyvästi
• Opiskelijaksi rekisteröinti – säilytetään pysyvästi
• Arvosanatiedot – säilytetään pysyvästi
• Läsnäolotiedot – säilytetään pysyvästi
• Opinto-ohjauksen yhteydessä syntyvät asiakirjat – opiskeluaika + 1 v
• Henkilökohtainen opiskelusuunnitelma, HEOPS – opiskeluaika + 10 v
• Päättötodistus – 50 v
• Erotodistus ja sen liitteet – 50 v
• Opintokortti lukuvuoden päätyttyä -  opiskeluaika + 1 v
• Määräaikaiset erottamispäätökset – opiskeluaika + 10v
• Erityisen tutkinnon perusteella annettava todistus - opiskeluaika + 1 v
• Kuraattorin lausunnot ja selvitykset – opiskeluaika + 1 v
• Kirjallinen varoitus - opiskeluaika + 1 v
• Opiskelijakohtaiset muistiot - opiskeluaika + 1 v
• Opiskeluhuoltokertomus - opiskeluaika + 10v
• Opettaja- ja henkilökuntarekisterin henkilötietoja säilytetään pysyvästi. Sijaisrekisterin tietoja säilytetään niin kauan kunnes henkilö ilmoittaa, että ei ole enää käytettävissä.